文件档案管理规定

2023-04-23 13:06:16 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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文件档案管理规定

一、目的：

为了加强公司文件档案管理工作，充分发挥文件档案作用，全面提高文件档案的管理水平，有效地保护及利用文件档案，为公司发展服务，特制定本制度。

二、范围：

项目文件、各类规章制度、人事、工作资料、会议记录、合同、协议、以及添置设备、财产的产权资料等相关文件。

三、管理员职责：

1. 按照有关规定做好文件材料的整理、分类、归档等工作，做到摆放整齐分类清楚。

2. 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3. 管理员应当遵纪守法、忠于职守，严格执行档案管理制度，努力维护公司档案的完整与安全。

四、管理制度：

1. 保密文件严格执行国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。 2. 文件材料的收集管理。

(1). 公司指定专人负责文件材料的管理。

(2). 文件材料的收集由部门或经办人员负责整理，交由综合办审阅后归档。

(3). 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，并交由管理员备案存档。 3. 归档范围：

(1). 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等。

(2). 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(3). 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报等。

(4). 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 (5). 公司的大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (6). 不包含财务档案 4. 归档要求

(1). 公司生产、经营等活动中形成的文件材料应由各部门及各项目负责人收集齐全、核对标准、系统整理后归档。文件材料缺项有权拒收并限期整改。

(2). 归档的文件材料必须齐全完整。

(3). 归档的文件材料，字迹工整、图面清晰、纸质优良、签署完备、案卷折叠要标准规范（封面需要书写应使用中性黑色笔书写，字迹要工整、清晰）。

(4). 在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

(5). 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 5. 借阅原则：

(1). 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《档案借阅登记》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由综合办经理签字批准，受控文档的借阅要由常务经理签字批准。

(2). 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

(3). 档案借阅的最长期限为壹周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，上报经理处理。 (4). 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等。

(5). 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(6). 不准转借，必须专人专用。

(7). 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知管理人员另行办理续借手续。