公司人事档案管理制度

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公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度

一、 前言

人力资源是企业发展的基石，而人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，是整个人事管理工作的基础性工作。人事档案管理制度是建立起一个完整有序的人事信息存储体系，对公司的长远发展起着重要的作用。

二、 总则

1. 为规范人事档案管理工作，维护企业员工合法权益，提高管理效率，制定此制度。

2. 本制度适用于公司所有部门的人事档案管理。

3. 人事档案意指公司对全体员工信息和工作经历的全面收集、整理、归档的资料。

三、 人事档案的分类

人事档案分为个人基本情况档案和工作经历档案两种。

四、 人事档案的建立和保管

1. 单位应及时建立并完善员工档案，准确记录员工的基本情况、员工工作培训等相关情况。




2. 个人基本情况档案由人力资源部（以下简称HR部）负责建立。员工入职时应提交相关材料，并在公司预定的档案卡上记录个人信息，聘用合同等。

3. 工作经历档案由员工自助在公司内部系统申报，并由各部门统一审核、存档。部门应定期将工作经历上报人力资源部。

4. 人事档案应妥善保管，确保不会被盗窃、损毁和遗失。

5. 人事档案应按电子及纸质资料分别进行存放，确保数据安全，并做好档案备份和防火措施。

五、 人事档案的查看和使用

1. 个人档案仅本人、上级主管和HR部工作人员可以查看。

2. 部门主管及HR部工作人员可以使用人事档案，但必须保守机密，不得泄露信息。

3. 其他个人或部门如需查看人事档案，需经过本人授权及HR部门书面同意。

4. 人事档案不得用于公司内部或外部的招聘推荐或其他非法用途。

六、 人事档案的维护

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