浅谈信息化在财务管理中的应用

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浅谈信息化在财务管理中的应用

作者：余仕蛟

来源：《中国乡镇企业会计》 2021年第5期



余仕蛟

摘要：随着经济的快速发展，传统制造业竞争越来越激烈，企业一方面想要实现经营管理精细化，以达到降本增效的目的，一方面又不想增加人工成本；同时财务人员也要摆脱传统会计向管理会计转型，加强业财融合，提升数据提炼分析能力，而要在大量杂乱无章的数据中提炼出有用的数据，也需要大量的人力。经过长期的摸索与总结，企业自主开发，搭建起了一套适合自身管理需要的财务信息化管理框架，在全面预算、应收应付账款、资产管理等方面实现了精细化管理的同时也加强了业财融合，为企业挖潜增效，提高企业市场竞争力。

关键词：信息化；财务管理；全面预算；业财融合

财务管理是企业经营管理中的最后一道关口，往往财务已经是反映经营业绩的结果，所以财务管理想要真正达到管理的效果，必须要延伸到业务端，但是，这种管理要靠人为去执行，会花费大量的人力资源，而且管控起来不可避免会有疏忽，所以我们选择信息系统来辅助管理。想要实施信息化，首先需要结合企业的实际情况选择一个信息化实施的平台，国内现在比较普遍的一般有OA、帆软等平台；其次，结合企业管理需要，我们完成了全面预算管理、费用报销、应收账款管理、应付账款管理、资产管理等方面的信息化管控，充分运用信息化的精细管理为企业降本增利。

一、信息化在全面预算管理中的运用

全面预算作为公司重要管理手段，涉及的数据量庞大，涉及范围广，用手工编制全面预算一是数据量庞大，对硬件设施的支持要求较高，二是任何一个数据的变动牵动的面很多，改动复杂，所以，将信息化运用在全面预算管理中，可以解放大量的人力资源，提高工作效率。然而，信息化在全面预算管理中的运用不仅仅停留在预算的编制上，我们会继续深入应用到预算的前端管控、预算的跟踪管理以及预算执行的自动分析上。



首先，我们模拟实际核算流程，将预算编制中成本预算、费用预算、利润预算、现金流预算等逻辑写入平台，各个业务单位直接填入相应的业务预算数据之后自动生成预算报表，待预算敲定之后保存作为预算管控的目标。接着，打通信息平台与公司财务记账系统之间的接口，自动抓取财务记账系统的实际发生数，搭建起预算跟踪分析平台，每月自动生成预算管理报告，并在财务记账系统中以预算数作为标准进行预算管控。借助信息系统搭建起一套以预算为目标，实际发生数为基础，过程管控为手段，自动化分析为结果的一个完整预算管理体系。

二、信息化在报销管理中的运用

报销管理作为财务的一项基础工作，其特点是流程简单、逻辑清晰，很适合采用信息化，尤其适合财务共享中心，可以有效提高报销效率，并且可以与预算目标相关联，同步实现预算管控自动化。报销管理信息化首先要根据企业自身情况在信息系统设计业务审批流程，比如：合同签订审批流程、出差申请流程、招待审批流程等，作为报销的业务审核前提，然后结合预算目标，设置限额进行管控，这样，在预算超标时，从业务申请源头就阻止了业务的发生，而一般情况下的预算管控是基于记账系统从财务记账上进行管控，没有真正做到从业务源头进行管控。








接着我们要做的就是报销业务类型与会计科目的匹配工作以及配置报销界面。业务类型与会计科目的匹配主要是要做好菜单式的设计，根据企业自身的业务类型来，然后对成本中心做好相应分类，分为管理类成本中心、销售类成本中心、制造类成本中心、研发类成本中心等，管理类成本中心对应的科目是管理费用，销售类成本中心对应的是销售费用，以此类推，当报销人选择业务类型以及所属成本中心时，自动生成相应的会计科目。报销界面根据报销管理要求设置相关要素，比如报销摘要、日期、报销类型、报销标准、报销金额等要素，并按照企业报销审核流程设置审核权限，相关审核人在线上无纸化审核流程，审核时间也充分灵活；而报销人即使在异地，也可以通过先扫描附件，后邮寄原始单据的方式实现报销，大大提升报销审核效率以及记账效率。此时，财务人员的重心工作已经转换成单据审核以及费用分析，为财务人员转型、促进业财融合提供了较好的平台。

报销业务类型与会计科目：





三、信息化在应收账款管控中的运用

应收账款作为企业的重要流动性资产，是企业日常经营活动的主要资金来源，因此管理好应收账款、减少坏账损失是企业的重要财务工作。而要做好应收账款管理，就要做到单单清，但是对于大多数企业来说，客户数量繁多，应收账款明细也很多，想要实现单单清，靠人工来实现几乎不现实，所以信息化的运用特别适合。

应收账款要实现信息化管理单单清，首先要做的就是应收账款清账，对于已经收回的应收账款要及时清账，才能确保应收账款明细能够准确抓取。清账其实是一件繁琐的工作，为了减轻工作量，我们可以配置自动清账功能，比如有的客户回款和发票金额一一对应，那么可以选择以金额匹配作为清账依据，如果出现同金额有多笔发票的情况，可辅以发票号提示，人为选择清账项；有的客户回款金额和发票金额不能一一对应的，一般情况下，可以采用先发生先清账的原则，完全交由系统自动清账。其次是建立客户信用管理档案，企业应当将所有客户的信用管理政策导入信息系统，系统根据客户的信用政策自动计算每一笔发票的到期日。最后就是建立客户应收账款到期自动预警，应收账款的考核对象是业务员，所以每一笔到期应收账款都要精准的推送到业务员手里，结合目前发达的移动通讯技术，我们可以将结果以邮件、微信、短信等方式推送，清晰便捷，业务员也对货款的催收目标明确。

四、信息化在应付账款管控中的运用

应付账款作为企业经营周转的无息负债，是企业资金的重要来源，因此，做好应付账款支付管控，是确保企业资金链安全的重要手段。采用信息化管控主要目的在于控制资金的支付，预防提前支付或是超额支付。我们首先要做的就是应付账款及时清账，最好能在付款记账的同时清账，清账方式可以参照应收账款。其次，需要收集企业所有应付合同，并在信息系统建立合同管理库，信息包括合同名字、合同性质、合同金额、单价、付款条件、合作对象等作为应付账款支付管控的基础。在信息系统条件具备的情况下，可以将合同审批通过线上无纸化进行，然后系统自动归档，在实现档案管理无纸化的同时也免去了人工维护合同资料库的程序。接下来要做的就是往来记账核算细化到每一份合同而不仅是到供应商，因为实际经营过程中，一个


供应商有多个合同同时执行并且合同账期各不相同的情况是存在的，所以想要实现应付账款的精细化管理核算维度就得细化到合同维度。最后就是打通信息系统与财务记账系统之间的接口，自动抓取未清应付账款到信息系统，按照合同进行匹配未清项，并自动计算应付账款到期日推动给采购业务员，对于未到期的发票，系统将无法提起支付，从而实现应付账款的自动化管控。在实现以上功能配置以后，企业还可以进而开发自动化的合同执行进度管理报告，供应商评价管理报告等，为企业的战略发展提供相应的分析支撑。

五、信息化在资产管理中的运用

信息化在资产管理中的运用主要是在资产的新增、调拨、报废、盘点等环节，一般适用于固定资产较多的制造型企业。资产管理信息化的起点是资产的新增，从精细化管理的角度出发，一项资产的生命严格来说是从需求开始的，中间会经历采购、库房收货、需求部门收货、验收、付款等环节，所以我们对新增资产需要往前追溯到需求的管理，从需求开始就要纳入信息化平

台管理，环环相扣，互相关联，在需求部门收货成功以后自动生成资产并同步到财务记账系统。



接着就是资产的调拨、报废、盘点等过程的管理， 首先要实现的还是打通信息化管理平台与财务记账系统的接口，将资产明细自动取数到信息系统，并打通调拨、报废等手续的自动化过账功能，业务端口一旦发起的调拨、报废流程审核完毕，财务自动生成与该资产相关的凭证。资产管理自动化还有一个重要的管控点就是盘点功能的自动化管理，一般会用到二维码和扫码枪来辅助进行。其原理是每个资产有一个独一无二的二维码，盘点过程只需要扫码枪扫一下就能记录该资产的状态了，大大减轻资产盘点难度，最后就是盘点结果保存，自动生成盘点报告。整个资产管理信息化主要解决了企业资产新增的合规性流程管控以及资产状态管理的便捷性，在加强管控的同时也提升了操作的便捷性。

信息化管理还可以运用于财务管理的各个模块，还比如物流管理、存货管理等，目前市面上也有很多专业的机构提供专业的软件，但是，想要用好这些管理工具，最重要的还是要和企业自身的管理相结合，才能为企业带来最大的经济效益，当然企业具备自主开发能力的也可以自主开发，达到信息化精细管理的同时实现成本的节约。

（作者单位：重庆国际复合材料股份有限公司）

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