档案整理工作之感悟

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档案整理工作之感悟

作者：郭桂玲

来源：《职业·中旬》2013年第03期

摘 要：档案的整理工作是档案管理业务中的重要环节之一。档案管理人员熟悉本单位的职责、工作流程等情况，制定切合实际的归档目录，开展档案整理工作前做好整理方案，注重对整理过程中细节问题的处理，都是做好档案整理工作的重要保障。 关键词：档案 整理工作 感悟

档案管理工作内容就是按照“遵循规律，区分价值，便于保管和利用”的原则将处于零乱状态和需要进一步条理化的文件资料，进行分类、组合、排列、编号和编制目录，将它们组成有序体系的过程。档案的整理工作是搞好档案管理与服务的基础。没有科学的档案整理，就不能使各种材料系统化、条理化，也无法分门别类妥善保管、确切统计和准确迅速地提供利用。在工作中，笔者对做好档案整理工作逐渐有了一些感悟。 一、清楚了解本单位的工作情况是做好档案整理工作的前提

档案是一个单位工作的记忆。对一个单位的档案员来说，究竟哪些文件材料应该归档，应该做到心中有数。对本单位工作越熟悉，收集的文件材料越齐全，档案工作就做得越好；反之，初来乍到，对单位工作陌生，再加上缺乏档案专业知识，要做好档案工作就会困难多多。比如，教育教学工作是学校的经常性工作，教学档案应是学校档案的主体。如果学校的档案员对教育教学工作的过程不熟悉，对教育教学过程中会形成哪些文件材料心中无数，文件材料之间有哪些联系不清楚，那么，在进行教学档案的整理中就不会做到条理清晰。 二﹑制定合理的归档管理办法

一个切合本单位工作实际的，以职能部门为单位的，融分类方案、归档范围、保管期限为一体的归档文件管理办法，并加以落实，能够大大提高档案整理的质量。

过去的档案归档范围是按照档案的种类制定的，部分概况性的表述与实际工作中产生文件的对应关系存在一定的出入。又由于档案收集整理与日常工作不同步，整理工作经常是在归档移交前进行突击，耗费人力物力和时间，影响档案整理的质量。而科学的档案管理办法，将归档目录与部门预立卷目录一一对应，使在工作中形成的文件材料一经产生就规范的装入档案盒中，在集中移交时，只需在平时收集整理的基础上稍作调整即可。这个“拿来即用”的目录，既能保证应归档文件收集完整齐全，又能使档案随办随归，减少集中整理的负担，从而大大提高档案整理的质量。

三﹑在开展档案整理工作前，制定整理方案很有必要


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整理方案是整理档案，尤其是整理积存档案时不可缺少的计划性文件，是档案整理以前不可缺少的准备工作。制定方案必须在了解档案的数量、内容、成分、所属年度等基本情况的基础上进行全面考虑和周密计划。其内容应该包括：整理工作的要求和方法、分类方案表、工作程序、劳动组织以及大体完成的时间等。

有一个科学合理、可操作性强的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、财力，保证整理工作的顺利进行。如在整理各类专题工作评估档案，撤并机构零散文件资料，和非正常离职人员遗留应归档文件资料等之前，都应首先制定整理方案，然后按照方案逐项落实，整理工作就会比较顺利地完成。

四﹑注意解决档案整理工作中遇到的问题

在档案整理工作中，会碰到大大小小的问题，需要我们灵活处理。比如，在整理文件中，会碰到无标题或者标题十分简单的文件，这时候就要自拟一个标题。在拟标题时，应根据文件的主要内容，用简练的语言加以概括，同时加上文种的名称。再比如，一个会议或一项工作，如果材料很多，就应把重要的材料放在前面，同时注意材料的分类。如党代会、职代会、团代会、学代会等会议，开头可放会议的批复、请示、议程、日程、报告、决议等材料，还要注意，虽然文书档案保管期限表并没有把会议主持词明确列进归档范围，但笔者通过实践感觉到，主持词实际上清楚地反映了会议召开的过程，对于今后了解会议的情况起到重要作用，因此应该把主持词予以归档。再比如，对于规格不同的文件，需要我们进行折叠，折叠时要注意技巧，折成16开或A4纸规格，同时在装订线一侧注意留出至少2厘米的空白，以免把正文订进。

五﹑档案整理的过程也是不断学习、不断总结、不断提高的过程

档案的整理工作可分为系统整理和技术整理两部分。系统整理包括区分全宗、分类、立卷、卷内文件排列、填写卷内目录、案卷封面的编目、案卷的排列和编制案卷目录。档案的技术整理包括卷内文件编号、修复、填写案卷备考表、案卷目录的抄写和案卷的装订。系统整理更多的是运用业务知识，体现业务水平，更多地体现操作水平和技巧。

实际上，在档案接收整理过程中，我们的档案业务知识水平和操作能力得到不断的提高，也锻炼了组织协调能力，提高了文字概括能力，陶冶了性情，磨练了毅力，提高了自己的综合能力。

（作者单位：石家庄铁路运输学校）

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