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工程合同的管理规定
湘长防司(012号)
第一条 目的
规范工程合同及该合同涉及的补充协议或工作联系函的编号、借阅与归还、复印件发放及归口管理。 第二条 适用范围
公司工程合同及有关补充协议、工作联系函。 第三条 工程合同的编号
为便于工程合同(包括补充协议、工作联系函)的管理，公司所签订生效的所有工程合同(包括补充协议、工作联系函)不管使用哪方合同格式均应依次进行连续编号。
为便于对合同编号的管理，对还没生效的意向合同，事先不用申请编号。在合同已确定签订时，业务经办人在营销部后勤管理员处申请合同编号号码。
1、对使用公司合同格式签订的工程合同，其格式及编号(使用3位阿拉伯数字)方法为：
《产品合同》
合同编号：湘长防字NO：XF-(年份)×××号 签订地点：
2、对使用工程方的合同格式签订的工程合同，在该合同归档管理前，营销部后勤管理员依次在该合同的右上方手写字迹端正清晰的“合同编号：湘长防字NO：XF-(年份)×××号”。
3、根据实际情况，需要在该工程合同的基础上补充相关协议或工作联系函时，其补充协议或工作联系函可连续编号(使用2位阿拉伯数字，每份编号从01开始)方法为：
《补充协议》
合同编号：湘长防字NO：XF-(年份)×××号-补××
《工作联系函》
合同编号：湘长防字NO：XF-(年份)×××号-工×× 第四条 工程合同的复印件下发
为便于财务部掌握已签工程合同的产品交货数量和匹配货款的付款动态，营销部
后勤管理员应复印一份该工程合同下发至财务部。同时接收人员在《文件资料发放登记表》上签字。
第五条 工程合同的借阅、归还和管理
1、确因工作需要需借阅工程合同时，借阅人员应先在营销部后勤管理员办理借阅手续，借阅时间限定为3天，同时借阅人员在《文件资料借阅与归还登记表》上签字。
2、当借阅人员需要归还工程合同时，营销部后勤管理员应在《文件资料借阅与归还登记表》上“归还日期”栏注明具体归还日期。
3、营销部后勤管理员应将同一工程合同编号的所有附属补充协议和工作联系函放入同一档案袋或文件夹进行管理。
4、为便于资料的检索与管理，营销部后勤管理员应建立《工程合同及编号目录清单》。
第六条 实施日期
本规定从2020年10月01日起开始实施。
本文来源：https://www.wddqxz.cn/08207b93e718964bcf84b9d528ea81c759f52ef1.html
2022-09-24
