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关于考生学籍档案管理的思考
作者:李晓东
来源:《办公室业务(上半月)》 2019年第4期
文/济南市教育招生考试院? 李晓东
【摘要】本文通过分析考生学籍档案管理现状,发现在进行学籍档案整理时,出现时间编排不统一、组卷装订不规范等问题,还有档案转递途径不规范,对学籍档案重保管、轻利用等问题。同时根据问题提出了几点建议。
【关键词】考生;学籍档案;档案管理
一、我国考生学籍档案管理的现状
(一)学籍档案整理不规范。学籍档案内容包括学生学籍变更材料、学生成绩总册、新生入学登记表、学生处分材料、学生奖励材料和学生学籍卡等,档案管理是对以上材料进行排列、分类、组卷的工作。在学籍档案管理中,要求对档案进行有序排列、准确分类并根据目录整齐装订学籍。需要注意的是,在整理学籍档案过程中,要严格按照年份排列、归档学籍。近几年,由于国家对教育的不断改革以及对教学评估工作的重视,学籍档案管理也被列入了评估范围,促进学校对档案管理规范性的增强,但是在传统管理理念影响下,依然存在着一些问题。例如,时间编排不统一。有的管理者按照学生毕业年份排列,而有的按照入学年份排列,导致档案材料分类混乱;组卷装订不规范。以学生学籍卡为例,有的按照班级组卷,有的按照年级组卷,装订出的案卷厚薄不一,即影响美观,也不方便查找、利用。此外,由于学籍卡要粘贴照片,案卷太厚不利于封皮合拢,从而对档案造成损坏。
(二)学生入学前档案转递途径不规范。随着计算机网络技术的应用,很多学籍档案实现了电子化,相比于电子档案,纸质档案存在着许多问题。例如纸质档案不利于保存,纸质档案在查找时浪费时间,不利于使用,纸质档案的转递途径多样,不利于管理。其中,考生档案转递途径包括由省级或市级招生办寄发、由原来学校向考生入学学校寄发或由考生自己携带纸质档案。这些途径存在着很多不确定因素,可能导致档案出现遗失或损坏。与传统招生方式相比,网上招生更加方便,对电子档案的保存、转递、使用也更加方便。此外,通过多种途径转递的档案,会导致学校收取的档案内容不规范,例如,有的档案没有严格密封,有的档案内容未使用黑色水笔填写,有的档案材料没有装袋或袋子被损坏,有的档案内容填写不完整,这些都不符合存档要求,为高校档案管理工作带来诸多不便。
(三)考生学籍档案重保管、轻利用。对于学籍档案,首先需要注意的是其管理的最终目的是使用而不是保管,利用学籍档案,为提高教学质量、深化教学改革创造有利条件。但是,很多高校档案管理部门都只注重对档案的搜集和保管,除增加党团关系、奖惩文件、转专业通知单等材料之外,一般不会查阅档案。当然也不排除纸质档案查找困难的原因,学校人数的增多以及分数统计、科目分类等档案内容的增加,导致学籍档案复杂,在查找、使用上的工作量急剧增加。此外档案质量较低(如材料书写不工整,材料内容模糊难以辨认等)也会影响档案资料的使用,降低档案资料使用价值。
二、加强考生学籍档案管理的策略
(一)遵循学籍档案管理的建档原则。在新生开学时对考生学籍档案材料进行收集、整理并归档,是学校必要做的事,对档案使用和管理有重大的作用。因此,档案管理人员在记录学
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