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公司客户档案管理制度
一、 为标准档案管理 ,保证小贷、担保业务档案资料〔以下简称档案〕的平安完整 ,维护公司及客户的权益 ,特制定本细那么。
二、 档案的管理是指对公司已发生的工程资料、权属证明等进行整理 ,并统一移交档案管理人员编号归档。
三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录 ,便于资料查询、借阅、管理。
〔一〕客户档案管理由总经理制定专人负责。 〔二〕档案管理员对客户档案资料的平安性负责。 四、 档案的整理与移交
〔一〕业务的具体经办人员〔工程经理A、B角〕为档案移交人； 〔二〕部工程经理A角将工程资料按档案清单〔附后〕的要求进行分类整理 ,编制好册内资料清单〔具体到每一项内容的页数 ,包含资料中的封面及所有纸张〕移交工程经理B角 ,清单一式三份 ,A、 B角各执一份 ,档案资料中一份 ,A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。工程经理B角根据清单内容对档案资料进行审核 ,确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员 ,假设资料中有重要资料或签字缺少 ,工程经理B角须列出补充资料清单要求工程经理A角补齐；
〔三〕工程资料包括四局部：立项审批资料、重要合同或单据等、工程调查资料、客户或企业资料；〔具体内容及顺序附表〕；
〔四〕业务发生后与客户所签署的合同 ,属于客户但客户未拿走的局部 ,应列入档案附件交档案室保存 ,列入附件的资料不进行编码；
〔五〕档案的移交时限为工程结束后〔一般为贷款发放后〕的五天之内 ,
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具体为工程经理A角三个工作日内移交工程经理B角 ,工程经理B角两个工作日内移交档案室 ,特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；
〔六〕档案管理员在接交档案时 ,按照工程经理B角提供的清单一一核对档案资料 ,双方确认无误 ,工程经理B角、档案管理员双方签字确认； 〔七〕档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称 ,双方签字确认；
〔八〕档案管理员对接收的档案统一编号 ,并按照档案号相应给档案中的合同编号。
五、重要权证资料的移交
〔一〕重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；
〔二〕重要的权证应与档案资料分开移交 ,重要权证视同现金管理 ,相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员 , A角列出重要权证移交清单 ,AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后 ,单独移交档案室存档并在移交单上签字确认； 〔四〕档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存； 六、档案的借阅
〔一〕公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续 ,员工因工作需要借阅档案的 ,必须按借阅需求填写?档案资料出借单? ,并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准； 〔二〕档案管理员凭?出借单?办理档案借阅手续并登记台帐；
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〔三〕档案借阅人必须在?档案资料出借单?规定的期限内 ,将所借资料完整归还档案管理员；
〔四〕档案管理员核对资料完整无误后将档案复位 ,并登记台帐。 七、本实施细那么自公布之日起执行。
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本文来源：https://www.wddqxz.cn/02a78b69beeb19e8b8f67c1cfad6195f302be830.html
2022-09-26
