物业档案管理制度

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物业档案管理制度

物业档案管理制度3篇

物业档案管理制度篇1

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度篇2

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;


3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的`变更，保证信息的准确性;

5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作; 7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

物业档案管理制度篇3

加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：

1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等; 4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：

1、制定档案制度，并严格执行;

2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;

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