如何描述岗位职责

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如何描述岗位职责

一、职责界定常规技巧

岗位职责描述工作的常规技巧主要有四个：

1.描述岗位的工作成果

在进行岗位职责描述时，描述的应该是工作成果而非工作过程。

比如，企业人力资源部经理的岗位职责，应该是“组织人力资源规划，确保企业人力资源工作有计划展开”，而非“具体编写就业指导书，规定人力资源工作的开展步骤”。

2.描述单独的、不同的最终结果

任何一个岗位的职责说明描述的都是单独的、不同的最终工作结果，即岗位职责不能有交叉和重叠。

3.岗位职责没有时限，岗位变，职责不变

岗位的职责是没有时限的，因此不要把临时性的工作任务写入岗位职责。

4.岗位说明不超过8项

每个岗位的职责说明一般不超过8项。

岗位职责描述不是撰写工作流程说明书，无需长篇累牍罗列具体操作步骤，而是要通过言简意赅的描述，让人对岗位的最终职责一目了然。 二、岗位说明书中的职责说明撰写技巧

在岗位说明书中，描述职责时一般采用两种固定句型：

1.总是起始于动词

总是起始于动词的句型，其基本结构为：动词+对象/目的、结果。

以人力资源部经理的职位为例，其职责应描述为：组织（动词）公司人力资源规划工作（对象），确保人力资源工作与公司年度经营计划相匹配（结果）。

2.依据职责实施的前提依据

依据职责实施的前提依据的句型，其基本结构为：依据职责实施的前提依据，动词+对象/目的，结果。

这种句型常在前提依据必须要阐述的情况下使用。比如，某企业在制定司机岗位职责时，发现除所有司机都需承担的工作外，还有一项驾照年检工作，由于此项工作每年会由不同的人负责，因此，该企业在对这项职责的描述时加上了“根据上级安排”。 三、如何将日常任务转化为职责


每个岗位都有着千头万绪的日常工作，因此，企业在描述岗位职责时要善于总结，将日常任务转化为职责。

1.同样的产出只为一个产出结果

岗位所有日常工作都是为了实现最终的岗位责任目标，即同样的产出只为一个产出结果，据此可以把日常工作职责合并成岗位职责。

比如，某企业招聘经理时有接收记录辞职信、确定空缺岗位和每周更新空缺岗位三项日常工作任务，这三项产出全是为了同一个产出结果——便于报聘和行使人事职能，因此该企业将该招聘经理的三项日常工作合并，总结成一项岗位职责，即“保管空缺岗位表，便于进行报聘及行使其他人事职能。”

在岗位职责描述中，对于产出结果的描述非常重要，它是企业绩效考核的重要依据。

2.句型的表述不超过8条

岗位说明书的内容一般不超过8条，为了同一产出结果的日常工作可合并进行描述。

3.职责描述中常用动词的使用方法

岗位职责描述需要使用动词。

岗位不同，使用的动词也不同：对企业高管的职责描述，多使用“批准”、“指导”、“授权”、“建立”、“制定”、“规划”、“决定”、“准备”、“发展”等动词；对企业中层管理者的职责描述，多使用“达成”、“增进”、“评估”、“建立”、“赢得”等动词；对于那些具有专业性和涉及资源管理的岗位，“分析”、“辨明”、“鉴别”、“界定”等动词更适用。

需注意的是，进行岗位职责描述时，应避免使用“负责”、“管理”这类表述模糊的动词。因为同一职责可能会涉及多个部门或多个岗位，使用模糊性的词语容易造成职责不明或职责的主次不分。

四、如何运用职能分解法进行职责描述

描述岗位职责，还可使用职能分解法，即将部门职责和岗位职责有效联动。 表1是某企业人力资源管理部门的岗位职责描述。



表1 某企业岗位职责描述

序号 1 2 3

部门职能 人力资源规划 人力资源制度建设 招聘与配置管理

部长 组织 组织/审核 核心岗位

招聘专员 参与 执行 一般岗位

培训专员 参与 执行 配合

绩效专员 参与 执行 配合

薪酬专员 参与 执行 配合

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