档案数字化工作分析

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档案数字化工作分析

摘要：随着信息化和互联网技术的进步，档案管理工作已进入到数字化和信息化建设阶段。运用数字化、信息化技术，使档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥其重要作用，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，势在必行。为适应形势发展的要求，我们着眼未来，对档案数字化进行了多方面的实践与探索。

关键词：档案；数字化；建设

1、档案数字化的条件

1.1单位要提供必要的物质条件

主要包括计算机、扫描仪、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。其核心是计算机。只有具备先进的计算机系统，才能为档案数字化建设提供坚实的物质条件。没有基本的计算机系统，那么档案数字化只能是空中楼阁，根本无法实现。

1.2档案部门要制定配套的标准规范

这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范主要包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。 1.3档案人员要提高自身的素质技能

要始终把提高人的素质放在第一位，要加强对档案人员素质培训，特别是对计算机网络技术、应用系统软件及相应设备的操作技术等方面的培训。档案人员要边学习边实践，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与社会信息化有机结合，同步发展，不断提高档案信息化管理的水平，以适应档案数字化建设的需求。

2、档案数字化的管理方法

在进行档案管理的过程中，必须充分的实现数据格式的统一，数据格式的统一是实现资源网络的必要条件，使档案信息的归档与查阅也可以比较顺利的进行，是实现档案资源共享的一个必然的条件。只有充分的达到标准化和规范化，数字档案才能更加有效的出现在人们的生活中。在保证数字化档案的时候，应该首先保证格式与规格的统一，对数字化档案实施标准的运行，只有在标准下，才能正常的开展计算机应用下的社会服务等一些工作的正常进行，这也是档案管理部门进行技术支持并降低财力的有效途径。 在档案的信息网络化中应该具备一些比较完善的计算机硬件设施，主要有：电话、计算机、交换机、终端设备、传真机、卫星设备和管线传输等设备。只有在软件方面实行较强的资源后才能保证信息化组织下的安全保密工作得以进行。实现软硬件兼备的档案管理工作，也必须调用一批技术精湛、懂网络技术、懂信息化的人才进行开发和操作，这样才能顺利地开展工作。

3、档案信息资源的数字化体现科学性和系统性


3.1科学性

我们所说的档案信息资源数字化决不是单纯的档案信息导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而是目录检索数字化与档案全文数字化之和。这就提出在规模庞大的档案资源中，对数字化是全部数字化还是有选择、区分的数字化。档案信息资源数字化应具科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急，分阶段，分层次有步骤的进行。 3.2系统性

在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论是对档案的来源，还是档案内容的内在逻辑，又或不同档案的关联性等等，都应保持档案信息外在的连贯、完整与内在的有机联系。另外，还包括保持数字化软硬件的系统性。即软硬件的配置、数据库标准等在数字化阶段保持一致性，保证数字化技术、软硬件的可继承性，从而确保数字化系统内在的可持续发展性。

4、档案数字化管理的几点思考与建议 4.1提高认识，统筹规划

首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好库藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、库藏数量、档案信息利用等基本情况。根据库藏情况制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。最后，档案数字化是—项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需要分批大量取出，一定要保障原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。

4.2加强基础工作，认真做好档案数字化的全程控制

在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几个方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。 B、数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。c、数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。

4.3开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题

档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；业务形态于现有技术手段相抵触；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些业务问题和相关技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作，所以应加强这方面技术人员的培养。


我们应不断学习最先进的档案管理模式，不断走出去看看，开拓眼界，才能跟上时代发展的主旋律。

4.4为发挥计算机网络的优势，重组和再造优化流程的实质，就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析，不但要打破原有业务规程，还要改变行政管理分工，进行全方位的变革。档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响，轻者降低效率，重者决定成败。

结语：建立数字化档案的最终目的，是为了使档案部门对档案信息的管理和利用能够更大限度地发挥作用。因此，数字化档案的建设只是为档案信息资源开发利用创造了条件，提供了丰厚的数据资源基础，要想充分发挥档案信息价值，将需要我们档案工作者为之付出艰苦的努力。如果我们还不重视档案的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。

参考文献：

[1]关于档案数字化管理的思考[J].高俊.档案天地.2014（S1）.

[2]纸质档案数字化加工中应注意的几个关键环节[J].王远芳.黑龙江档案.2017（03）.

[3]关于房管档案数字化发展的探讨[J].施建仇.黑龙江史志.2013（11）.

[4]关于信息化环境下档案数字化管理分析[J].刘佳.卷宗.2019，009（002）：103.

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